Autore: Mauro Balsamico

Palestre

Palestre e negozi di attrezzature sportive: l'archiviazione sostitutiva delle fatture

September 24, 2013, 15:48

In seguito alle recenti normative sulla smaterializzazione dei documenti le aziende, pubbliche e private, possono finalmente conservare e gestire qualunque tipo di documento in formato elettronico. Nello specifico è oggi possibile conservare i formato digitale i documenti di tipo contabile senza che questi perdano validità ai fini fiscali. Ovviamente i documenti elettronici, se utilizzati per fini fiscali, dovrà possedere alcune caratteristiche e rispettare alcuni requisiti descritti dalla legge.

Così come sta avvenendo per la maggior parte delle aziende pubbliche e private anche le palestre e per le attività nel settore sportivo stanno lentamente abbandonando la gestione cartacea delle fatture e dei documenti a favore di questo nuovo sistema di gestione digitale.

Grazie ai continui progressi tecnologici esistono, oggigiorno, esistono sistemi in grado di sostituire completamente le vecchie modalità di archiviazione dei documenti. Nello specifico grazie all'introduzione della firma digitale e della cosiddetta marcatura temporale è stato possibile ideare un nuova modalità di archiviazione dei documenti (detta conservazione sostitutiva) che mira ad eliminare totalmente la gestione dei documenti in modalità cartacea. I benefici dal punto di vista dei costi e dell'efficienza sono evidenti.

Ma come funziona esattamente l'archiviazione sostitutiva? Innanzitutto ricordiamo che qualunque sistema di archiviazione nasce grazie alla definizione di un protocollo, ovvero un strumento necessario per regolare la conservazione. Nel caso dell'archiviazione sostitutiva viene adoperato un protocollo di tipo informatico che permette di conservare i documenti in formato elettronico “bloccandolo” attraverso le procedure di marcatura temporale e firma digitale.
 

I vantaggi principali dell'archiviazione elettronica


La conservazione sostitutiva rappresenta uno strumento molto efficace per semplificare e rendere più sicura e conveniente la gestione dei documenti. Vediamo di seguito quali sono i principali vantaggi dell'archiviazione elettronica:

  • Riduzione dei costi di gestione;

  • Riduzione degli spazi per l'archiviazione dei documenti;

  • Riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti;

  • Eliminazione dei costi di distribuzione;

  • Facilità nel reperimento dei documenti.


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